Inget Affärssystem lever för evigt

Den ökande hastigheten på takten av kontinuerliga förändringar har stor påverkan på vårt sätt att förhålla oss till vår samtid och vår egen förmåga till utveckling. Det var förr vanligt att organisationer gjorde planer och satte mål med 5-10 års perspektiv och ibland ännu längre. Och det var då också möjligt att följa dessa planer baserat på att den generella förändringstakten var lägre och behovet av ständig omplanering var mindre. Som följd av den tekniska utvecklingen och vår ökande integration med omvärlden är vi dock på väg in i en ny fas där ständiga förändringar blir vardag istället för undantag.

Det som sker såväl på distans som i vår direkta närhet får idag mer eller mindre omgående en påverkan på våra förutsättningar till att driva och utveckla våra verksamheter. Och möjligheten till att ställa sig utanför är obefintliga. Alla verksamheter behöver idag arbeta med väsentligt kortare horisont när man sätter planer och mål. Av det enkla skälet att konkurrensläget om 5-10 år ej längre går att förutse. Nu handlar det istället om konkurrensen idag och kommande 1-3 år. Följden av ovan är att omläggningen från en strategi till en ny strategi kommer tätare vilket förutsätter en organisation som har förmåga att vara rörlig och flexibel.

Utmaningen med rörlighet och flexibilitet är dock att det kräver mer än bara kapital från ägarna och vilja från ledningen. Det som skapar framgång för en verksamhet kan summeras i begreppen styrning, organisation, IT och kultur. Dessa fyra grundstenar är var och en svåra att förändra och desto svårare att utveckla och förändra samtidigt. Samtidigt är det detta som krävs för att kontinuerligt vara och behålla sin rörlighet och flexibilitet i takt med att omvärlden förändras.

Någonstans i denna helhet har Affärssystemet sin roll för att knyta ihop sambanden och fungera som motor och nav för de transaktioner som uppstår som följd av affären. Även om det imorgon kanske inte längre kommer att kallas för Affärssystem (ERP) kommer det fortsatt att behövas ett centralt nav för att skapa en stabil plattform för all information som skapas, utbyts och förädlas.

Många av dagens äldre Affärssystem uppstod i slutet av 1970-talet och början av 1980-talet. Och vid denna tidpunkt var det ganska vanligt och naturligt att tidshorisonten för ett Affärssystem var åtminstone 30 år. Och vid denna tidpunkt kom större tekniska generationsskiften med ett intervall av ca 10-15 år. Läget idag är annorlunda. Takten i utvecklingen är så hög att det vi tidigare kallade generationsskiften framöver kommer ske kanske vart 5:e år eller vart 3:e år. Orsaken till detta är helt enkelt att de nya tekniska innovationerna kommer vara tillgängliga för väldigt många på väldigt kort tid och till en väldigt låg kostnad. Om vi då fortsatt förhåller oss till delområdet Affärssystem kommer dessa att utsättas för prövningar betydligt oftare än tidigare.

Det fanns en tid där man nästan såg det som otänkbart att stora globala organisationer någonsin skulle byta ut sitt stora och tunga SAP/R3 som ofta kostat många hundratals miljoner (ibland långt över miljarden) att implementera och i många fall tagit ett flertal år att få igång. Och samma utmaning kunde man se även hos organisationer som valt andra stora affärssystem. De stora organisationerna kunde inte riskera sin stabilitet genom att börja byta ut dessa stora och cementerade system. Nu ser vi att detta trots allt håller på att ske. Även SAP har hängt med i tiden och investerar nu tungt i S/4Hana som efterföljare till det äldre SAP. Likaså Microsoft, Infor, Oracle och flertalet andra leverantörer försöker nu svänga om sina tunga produkter till något nytt som är tänkt att vara mer ”flexibelt” och öppet.

I den andra änden av skalan har vi alla nya och små applikationer som har uppstått i molnet, har stor flexibilitet och tillämpar den modernaste tekniken, men som i många fall saknar stora delar av de styrkor och finesser som finns i de applikationer som har +25 års samlad erfarenhet. Det är mellan dessa nya och ännu ganska ”tunna” affärssystem och de gamla tunga och stela affärssystemen som kunderna ska välja och hitta sin framtida plattform.

Valet är inte enkelt. Det är lätt att tro eller hävda att exempelvis Microsoft med sin strategi, plattform och helhetstänkande inom affärsapplikationer har lösningen och kommer kunna erbjuda allt kunden önskar och behöver inför framtiden. Så kommer det inte att vara. Microsoft är en kompetent och målinriktad leverantör, men även Microsoft har och kommer möta utmaningar med att erbjuda flexibla lösningar till sina kunder. Det som tidigare hette NAV och AX går nu in i nya planer med kontinuerliga uppgraderingar och kompletteringar via appar. Det är dock inte samma sak som att applikationerna inte bygger på gammal programkod och strukturer som har många år på nacken.

Det är viktigt för kunden att förstå att valet av Affärssystem och valet av ”infrastruktur”, dvs landskapet under och runt om Affärssystemet kommer sätta gränserna för vilka förändringar organisationen klarar av att göra under de kommande åren. Och efter 5-7 år har man oftast hamnat i läget att delar av applikationerna skulle behöva ”vridas om” för att passa de nya förutsättningar som råder för kunden. Och detta är svårt oavsett om systemet har levererats av de globala leverantörerna eller av en mindre lokal leverantör.

Det som blir allt mer tydligt och givet för dagens verksamheter är att det enbart är en nackdel att bygga in för mycket i en enda applikation. Den samlade erfarenheten pekar på att kunden mår bättre av att landskapet av applikationer bygger på flera delar där förändring av respektive del blir lättare att genomföra utan att helheten måste stoppas eller byggas om. Inget Affärssystem eller applikation lever för evigt och med några års mellanrum behöver miljön byggas om för att passa kundens förändrade behov. Genom att delvis bryta upp miljön i flera delar ökar man möjligheterna till kontinuerlig utveckling utan att behöva lägga en tung våt filt över hela verksamheten under tiden förändringen genomförs. Inträdet i den molnbaserade världen underlättar ovanstående genom att flertalet unga och moderna applikationer ofta är konstruerade för att utbyta information på ett enklare och mer standardiserat sätt jämfört med de gamla tunga applikationerna. Ofta ser vi också att de unga applikationerna inte kräver att kunden ska se deras applikation som ”master” för all data, utan att deras applikation kan ingå i ett landskap där data utbyts via standardiserade gränssnitt och tjänster.

Vi befinner oss i en spännande tid där takten på innovation är hög och där möjligheterna är större än någonsin tidigare. Samtidigt kräver den nya tiden att kunden skaffar sig kunskap för att hitta rätt väg fram och säkrar en långsiktig strategi för hur den gamla applikationsmiljön ska förflyttas till något modernt och flexibelt. Även om allt är på väg att bli bättre innebär det inte att något kommer att bli enklare.