Publicerad
Författare
AI integreras nu snabbt i de IT-system som offentlig sektor redan använder. Men när AI-förmågor prissätts genom förbrukningsmodeller, tokens och krediter uppstår en grundläggande upphandlingsrättslig utmaning: hur upphandlar man något vars omfattning, kostnad och framtida användning är svår att beskriva på ett transparent sätt?
Principerna bakom offentlig upphandling bygger på transparens, likabehandling och förutsebarhet. En upphandlande organisation måste kunna beskriva vad som köps, vilka krav som gäller och hur anbuden ska utvärderas. Samtidigt anger vägledning om upphandlade avtal att huvudregeln är att kontrakt och ramavtal inte får ändras utan ny upphandling, om inte ändringen ryms inom särskilda undantag eller tydliga ändrings- och optionsklausuler i de ursprungliga upphandlingsdokumenten. Ändringsklausuler måste vara klara, exakta och entydiga samt ange omfattning, art och villkor för möjliga ändringar.
Det som gör AI särskilt svårt är att tekniken i allt högre grad byggs in i befintliga verksamhetssystem. Leverantörer av ekonomisystem, affärssystem, CRM-system, ärendehanteringssystem, HR-system och andra plattformar utvecklar AI-förmågor som ett naturligt nästa steg i sina produkter. För kunden kan detta framstå som en logisk vidareutveckling av ett redan upphandlat system. Upphandlingsrättsligt är situationen mer komplicerad.
Om AI-funktionaliteten inte ingick i den ursprungliga upphandlingens omfattning kan den inte utan vidare läggas till som en ny kostnadsdrivande komponent. Det gäller särskilt när funktionaliteten förändrar systemets nytta, arbetssätt eller ekonomiska villkor. Offentlig sektor kan därmed hamna i en paradox: verksamheten vill ta del av innovationen i den plattform man redan använder, men måste samtidigt säkerställa att varje nytt avrop följer LOU.
Den största osäkerheten ligger ofta inte i själva AI-funktionen, utan i prismodellen. Många AI-tjänster bygger på förbrukning av tokens, krediter eller liknande enheter. Även om kunden får ett pris per token är det sällan uppenbart hur många tokens som förbrukas för olika typer av frågor, dokument, arbetsflöden eller automatiseringar. Dessutom kan leverantören förändra modellernas kapacitet, bakomliggande beräkningslogik och paketering över tid.
Det innebär att kunden kan känna till enhetspriset men ändå sakna möjlighet att beräkna den faktiska kostnaden. En sådan modell är svår att förena med kravet på tydlighet i en upphandling. För att kunna jämföra anbud krävs inte bara prislistor, utan också en begriplig koppling mellan användningsfall, volym, kapacitet, begränsningar och total kostnad över tid.
Många AI-tjänster bygger på förbrukning av tokens, krediter eller liknande enheter. Även om kunden får ett pris per token är det sällan uppenbart hur många tokens som förbrukas för olika typer av frågor, dokument, arbetsflöden eller automatiseringar.
Upphandlingsmyndigheten beskriver att krav kan formuleras som detaljkrav, funktionskrav eller genom standarder, och att funktionskrav bör precisera vilket resultat som ska uppnås. För AI är detta lättare sagt än gjort. Kunden ska helst beskriva vilka AI-förmågor som behövs, vilken kvalitet som krävs, vilka risker som ska hanteras och hur nyttan ska mätas. Samtidigt utvecklas tekniken så snabbt att dagens krav riskerar att vara föråldrade redan när avtalet börjar användas.
Konsekvensen blir att utvärderingsmodellen riskerar att vila på antaganden snarare än verifierbara fakta. En leverantör kan erbjuda låg initial kostnad men hög förbrukningsrisk. En annan kan erbjuda högre fast kostnad men större förutsägbarhet. En tredje kan inkludera AI i licenspaketet men begränsa kapaciteten på ett sätt som först märks i praktisk användning. För den upphandlande organisationen blir det svårt att avgöra vilket anbud som faktiskt ger bäst värde.
Utmaningen stannar inte vid priset. DIGG rekommenderar att generativ AI köps utifrån verksamhetens behov och reglerna för offentlig upphandling, samt att organisationer beaktar licens- och avtalsvillkor inför anskaffning och under användning. Samtidigt gäller AI-förordningen parallellt med annan reglering. IMY beskriver AI-förordningen som ett riskbaserat regelverk där vissa AI-system måste uppfylla krav på bland annat riskbedömning, transparens och dokumentation innan de tas i bruk. För offentlig sektor innebär detta att upphandlingen måste skapa förutsättningar inte bara för inköp, utan också för laglig och ansvarsfull användning.
Offentliga organisationer som står inför systemupphandlingar behöver därför redan i förberedelsefasen kartlägga hur AI kan komma att användas under avtalstiden. Det räcker inte att fråga om systemet har AI-stöd. Organisationen behöver förstå vilka AI-förmågor som kan aktiveras, hur de prissätts, vilka volymer som driver kostnader, vilka avtalsvillkor som kan ändras och vilka skyldigheter som följer av användningen.
Offentlig sektor bör eftersträva prismodeller där leverantören förbinder sig till tydliga och jämförbara parametrar under en längre period. Det kan handla om takpriser, definierade användningsfall, volymtrappor, indexeringsmodeller, transparenta beräkningsgrunder och skyldighet att avisera förändringar i AI-modeller eller förbrukningslogik. Utan sådana mekanismer blir det svårt att skapa den förutsebarhet som LOU förutsätter.
1. Vilka AI-förmågor ingår i den ursprungliga systemleveransen och vilka kräver separat avrop?
2. Hur definieras förbrukningsenheten, och kan leverantören visa hur den förbrukas i typiska användningsfall?
3. Vilka kostnadstak, volymnivåer och prisjusteringsmekanismer kan avtalas för hela avtalstiden?
4. Vilka förändringar av AI-modeller, funktioner eller paketering får leverantören göra utan ny överenskommelse?
5. Vilken dokumentation krävs för att uppfylla krav på transparens, dataskydd, informationssäkerhet och AI-förordningens riskbaserade skyldigheter?
AI kommer att bli en självklar del av framtidens verksamhetssystem. Men om offentlig sektor ska kunna dra nytta av tekniken krävs upphandlingsmodeller som är lika transparenta som de är flexibla. I dag är detta ofta långt ifrån verkligheten. Därför bör varje offentlig organisation som står inför en större systemupphandling analysera hur AI ska hanteras i kravställning, utvärdering, avtal och prismodell. Annars riskerar AI att bli den mest attraktiva men minst förutsägbara delen av den offentliga IT-affären.
Står ni inför en systemupphandling? Ta en dialog med oss om hur ni kan förbereda upphandlingen med tydligare behov, krav och beslutsunderlag som tar hänsyn till AI.
