Publicerad
Författare
På den svenska marknaden genomförs varje år ca 75-100 upphandlingar och byten av Affärssystem i segmentet privat sektor och bolag med +200 anställda. Gemensamt för dessa organisationer är att de ställs inför möjligheten men också utmaningen att förändra och utveckla sina processer. Många av dessa kunder vänder sig till HerbertNathan & Co för att få tips och råd om hur de bör gå till väga för att undvika att fastna i gamla hjulspår och med resultat att man ersätter ett befintligt system med ett annat system utan att uppnå konkret affärsnytta. Och detta är dessvärre vanligare än vad som är allmänt känt.
En stor del av problematiken och utmaningen för kunderna är de i många fall tillämpar ”gamla sanningar” när de ska genomföra sin upphandling och sin implementering. Man har erfarenheter från ett och två systembyten under de senaste 20 åren och vill använda dessa erfarenheter till att genomföra nästa systembyte. Men inser kanske inte att världen och förutsättningarna för att byta system har förändrats under åren som gått.
Dels talar vi idag sällan enbart om affärssystemet som ett enskilt system. Snarare handlar ett framtida systembyte om flera applikationer som behöver samverka och där det inte alltid är givet vilken data som ska hanteras i vilket system. Gränserna mellan applikationerna är idag mer diffusa.
Vidare är oftast systembytet enbart ett delsteg i en längre resa där ett flertal andra förändringar planeras i verksamheten och affärsmodellen. Och affärsplanens utformning och prioriteringar får ofta återverkan även på vilken typ av affärssystem som bör införskaffas och i vilken ordning detta system och övriga system bör sättas i drift.
Och som ytterligare ett perspektiv har vi den organisatoriska aspekten inför, under och efter implementeringen av systemet. De nya systemen kommer att förändra det dagliga arbetet och även rollerna för de som använder systemen. Det är en naturlig utveckling att fortsatt effektivisering förändrar roller och ansvar.
Lägger man sedan in de förändringar vi ser nu hända inom segmentet Affärssystem blir det ytterligare en dimension till det kommande upphandlingsprojektet. Leverantörerna bakom de ledande Affärssystemen erbjuder framåt i högre grad en plattform istället för enbart en applikation. Innebörden av detta är att kunden också står inför ett vägval av vilken plattform som ska ligga till grund för den framtida system arkitekturen. Ett vägval som ofta kan vara mer avgörande för framgång än det enskilda systemet som ska implementeras.
Konklusionen är att det är lätt att upphandla ett Affärssystem. Det är däremot betydligt svårare att välja rätt Affärssystem, rätt partner och dessutom planera för hur och när systemet ska implementeras för att maximera den planerade affärsnyttan. Och inte minst för att undvika många av de klassiska fallgroparna.
Som i alla andra kritiska investeringar går frågan tillbaka till företagets strategi och affärsplan. Vad vill man uppnå med sina utvecklingsplaner framåt och på vilket sätt kan Affärssystemet, plattformen och kringliggande applikationer bidra till att nå målen. Har man svaren på dessa frågor har man också förutsättningarna till att utarbeta en strategi och konkret handlingsplan för genomförandet. Och då blir det också väsentligen lättare att hitta både rätt Affärssystem och rätt partner för realiseringen.
