Publicerad
Författare
Att utvärdera och upphandla ett nytt affärssystem handlar minst lika mycket om att ifrågasätta den egna organisationen och de befintliga processerna som att söka efter och jämföra olika affärssystem. Grunden till att lyckas med en upphandling och implementering av ett nytt affärssystem ligger i att ha insikter om vad som fungerar bra respektive mindre bra i den befintliga verksamheten samt att skaffa sig en förståelse om vad som krävs för att utveckla och förbättra verksamhetens processer. Först när dessa insikter finns på plats går det att förstå vilken typ av affärssystem som är rätt inför framtiden eller om det faktiskt handlar om flera system som behöver anskaffas för att stödja verksamhetens utveckling på rätt sätt. Och det kanske inte alls är ett ”affärssystem” som löser behoven inför framtiden utan det kan handla om att förändra delar av det befintliga landskapet av applikationer. Oavsett vägval är det insikten om ”hur vi bör och kan utvecklas” som bör vara ramverket för hur en upphandling genomförs och därmed vilken typ av system som behöver anskaffas.
Att inleda med framtagning av en kravspecifikation och använda som grund för upphandlingen är inte längre den modell som leder till framgång. Nutidens upphandling och utvärdering av affärssystem bygger på att tillsammans med utvalda leverantörer gå igenom verksamhetens processer och via fastställda processorienterade scenarion pröva/utmana/verifiera på vilket sätt leverantörens system kan tillföra värde och leda till utveckling och förbättring av verksamhetens processer. Och det är först vid denna form av praktisk genomgång av systemen utifrån kundens processer som det går att utvisa vilket system som faktiskt har bäst förutsättningar att stödja kunden. Och det är först då man också kan pröva och verifiera leverantörens förmåga till att vara rätt guide inför framtiden.
En utmaning för nutidens kunder är att merparten av de större och etablerade affärssystemen har bredd och djup till att kunna stödja en mångfald av verksamhetsprocesser och branscher. Och där de vid besvarande av en traditionell kravspecifikation erhåller en väldigt hög uppfyllandegrad. Detta behöver dock inte, och innebär sällan, att systemet eller leverantören är det optimala valet för kunden. Detta går primärt att pröva och utvärdera via praktiska arbetsmöten och systemvisningar – men då ska det ske utifrån kundens typ av verksamhet och processer, och inte baserat på någon form av standardpresentation.
För leverantören ställer detta krav på att lägga tillräckligt med tid i sina förberedelser för att skaffa sig insikt om kundens verksamhet och en grundläggande förståelse för de befintliga processerna. Något som tar tid och kräver en hel del engagemang. Dessvärre ser vi idag allt fler exempel på leverantörer som visar motvilja till att investera tid i kundens behov och verksamhet och i stället argumenterar för att kunden ska sträva efter att välja ett system med standardiserade processer och att kunden därmed ska också ska anpassa sig efter systemets grundläggande uppsättning. Och som grundläggande modell är det alltid en fördel om kunden kan tillämpa systemets grundlogik utan anpassningar men samtidigt är det sällan standardprocesser kan ge kunden konkurrensmässiga fördelar mot andra konkurrenter. Det finns oftast något i verksamheten som är unikt vilket också oftast återspeglas i hur processerna är utformade och hur systemen stödjer dessa processer.
Ovanstående resonemang ska inte tolkas som att kravspecifikationen har förlorat sitt värde. Det innebär dock att kravspecifikationen har en annorlunda roll jämfört med den historiska modellen för upphandling och där kravspecifikationen bör slutföras i samarbete med de leverantörer som medverkar i upphandlingen – för att därmed spegla den typ av lösning som är rätt för kunden och att kravspecifikationens utformning stödjer den förändring som ska uppnås med det kommande systembytet.
Rådet till dig som står i begrepp att upphandla och utvärdera affärssystem är att använda processerna som en utgångspunkt samt begära att medverkande leverantörer investerar skäligt med tid för att skaffa sig insikt om din verksamhet. Enbart en påläst leverantör har förmåga att på ett trovärdigt sätt presentera hur ett system kan stödja den unika kundens unika behov och framtida utveckling.
