Som rådgivare deltar jag i många och långa dialoger med både kunder och leverantörer – inte minst vid upphandlingar av HR- och lönesystem. Kunder inom HR- och löneområdet har inte alltid har samma vana vid att upphandla och implementera system som de som arbetar med affärssystem. Risken blir onödiga konflikter, missförstånd och i värsta fall en missnöjd kund redan innan projektet ens har startat. Här är några återkommande fallgropar – och mina råd för att undvika dem:
1. Missnöjd kund från start – är det värt det?
Ett nytt HR- eller lönesystem är en investering för många år framåt. Ändå startar projekten ofta med otydliga förväntningar, bristande samsyn och ett förtroende som naggas i kanten direkt. När leverans och förväntningar inte matchar från början blir hela projektet tungt.
Mina råd:
- Som kund - Säkerställ att förväntningar, omfattning och ansvar är tydligt definierade i kontraktet innan ni skriver under. Att lägga tid här minskar risken för konflikter längre fram.
- Som leverantör - Agera professionellt i upphandlingen och säkerställ en smidig överlämning till er konsultorganisation. Det är avgörande att de som ska stötta kunden i projektet får tillgång till samma information och insikter som pre-sales-teamet samlat in under upphandlingen.
2. Leverantören talar funktionalitet – kunden talar process
Leverantören vill gärna visa vad systemet kan göra, medan kunden vill förstå hur processerna kan förbättras. Här krävs ett brobygge: att översätta funktionalitet till verksamhetsnytta. Misslyckas det uppstår frustration.
Mina råd:
- Som kund – förbered er med tydliga, förankrade processvisioner. Det stärker er i utvärderingen och ökar chansen att få ett system som faktiskt stödjer era behov.
- Som leverantör – sätt er in i hur kunden vill arbeta framåt, inte bara hur de arbetar idag.
3. Ärlighet i RFP-svar och systemdemonstrationer
Tyvärr är det inte självklart att svaren i en RFP eller vad som visas i en demo speglar verkligheten. Funktioner utlovas som egentligen ligger på roadmap, kräver anpassningar eller medför extra kostnader. Resultatet: en besviken kund.
Mina råd:
- Som kund – be alltid om referenser eller exempel på fungerande lösningar i samma version av systemet ni köper. Utvärdera noggrant och underskatta inte den tid ni bör lägga i utvärderingsprocessen.
- Som leverantör – var transparenta. Bygg inte affärsmodellen på att sälja in ett ofärdigt system för att sedan leva på merförsäljning. Ett realistiskt ”nej” är bättre än ett orealistiskt ”ja”.
4. Statement of Work – kontraktets hjärta
Statement of Work (SoW) är implementationskontraktets hjärta. Ändå är det ofta luddigt, fullt av generiska formuleringar och utan tydliga avgränsningar. Ett svagt SoW är i praktiken en tickande bomb för både tidplan och budget.
Mina råd:
- Som kund - Kräv konkretisering. Be leverantören specificera vad som ingår, vad som inte ingår och vilka antaganden som gjorts och vad som förväntas att ni gör i uppsättningen av det nya systemet. Lägg tid på detta – det sparar tid, pengar och förtroende senare.
- Som leverantör – Skapa ett tydligt Statement of Work. Beskriv inte bara funktionalitet, utan sätt det i ett processperspektiv. Kunden tänker som sagt i processer och riskerar annars att missa vad som faktiskt köps och vad som krävs av dem. Tydlighet gynnar båda parter.
5. Orimligt korta implementationsprojekt
”Inga problem, vi implementerar på tre månader!” Men utan förberedelser kring organisation, datakvalitet och förankring blir det sällan bra. Ett systeminförande är aldrig bara teknik – det är ett stort förändringsprojekt och i slutändan faktiskt en transformation av organisation, processer och arbetssätt.
Mina råd:
- Som kund – utvärdera er egen mognad innan ni accepterar leverantörens tidsplan. Har ni resurser, datakvalitet och förankring på plats? Om inte, förläng hellre tidsplanen än att riskera misslyckande.
- Som leverantör – var realistiska. Systemet är bara en möjliggörare; nyttan kommer först när kunden har arbetat med data, processer och förändringsledning.
6. Projektstyrning – en underskattad framgångsfaktor
Alltför ofta styrs projekten slarvigt: oklara roller, svag styrgrupp och brist på uppföljning. Resultatet blir en dominoeffekt av missade deadlines och konflikter. Svag styrning är nästan alltid en rotorsak till problem.
Mina råd:
- Som kund – utse en tydlig styrgrupp, definiera roller och beslutsvägar och följ upp regelbundet. Det är inte administration – det är avgörande för framgång.
- Som leverantör – inkludera projektstyrning tydligt i era kontrakt. Kunden ska inte behöva påminna er om detta.
7. Priset är inte avgörande
Det är lätt att fastna på prislappen, men det är sällan den som avgör framgången. Fokus på licenskostnad och implementationspris riskerar att överskugga viktigare faktorer: kvaliteten i samarbetet, tydligheten i åtagandet och kundens förmåga att ta till sig systemet.
Mina råd:
- Som kund – utvärdera helheten. Värdera leverantörens team, deras förmåga till samarbete och tydligheten i åtagandet minst lika väl som priset.
- Som leverantör – följ råden i denna blogg, för ju mer tydliga, ärliga och inlyssnande ni är desto mer professionella upplevs ni.
Sammanfattning
En upphandling av HR- eller lönesystem är starten på ett långsiktigt partnerskap – inte en engångsaffär. Genom att lägga extra omsorg på tydlighet, processförståelse och projektstyrning kan både kunder och leverantörer skapa en stabil grund för ett lyckat införande och långsiktig nyttorealisering. Står ni inför en kommande upphandling? Besök vår HR Tech Summit den 11 november i Stockholm! Ta del av inspirerande presentationer och boka en kostnadsfri rådgivningssession med våra experter.
