Kommande EU-direktiv kring hållbarhetsredovisningar sätter HR-avdelningarna på prov

Från 2023 kommer HR-avdelningar med stor sannolikhet att få en än viktigare roll och ett större ansvar i arbetet med organisationens hållbarhetsredovisning om EU-direktivet ”ESRS S1 Own workforce General Standard” går igenom. Det nya direktivet berör företag med fler än 250 medarbetare och innebär utökade krav för de uppgifter som skall lämnas i hållbarhetsredovisningen avseende medarbetare och resurser som utför arbete för organisationen.    

Direktivet omfattar en utökad rapportering av medarbetare och resurser

EU-kommissionen har presenterat ett nytt förslag till direktiv om hållbarhetsrapportering som föreslås bli tillämpligt från 2024, men som förutsätter att företag med fler än 250 medarbetare redan 2023 börjar samla in den nödvändiga data som krävs. Först 2026 kommer samtliga stora och medelstora företag omfattas av det nya direktivet.  

Det nya direktivet innebär att alla större företag, alla börsnoterade företag och moderföretag i en större koncern ska upprätta en hållbarhetsrapport enligt förslaget till nya EU-standarder för hållbarhetsrapportering. Hållbarhetsrapporteringen föreslås också vara en del av årsredovisningens förvaltningsberättelse och därmed även granskas av företagets externa revisor. Syftet är att skapa ökad transparens och jämförbarhet i hållbarhetsrapporteringen. Detta gör dessa siffror och nyckeltal än viktigare, både för styrelse och ledning samt aktieägare i framtida beslutsfattande.    

Standardiserade nyckeltal för ökad transparens

Nyckeltalen som framöver ska redovisas ska i många fall också kompletteras med analys kring status och utveckling över tid. Det ska även finnas en beskrivning av företagets huvudsakliga risker i relation till hållbarhetsfaktorerna, inklusive företagets huvudsakliga beroenden av sådana faktorer, och hur företaget hanterar dessa risker.  

Direktivet ställer krav på att nyckeltal rapporteras inom följande områden:

• Arbetsvillkor
• Kompetensutveckling och lärande
• Hälsa och säkerhet
• Arbetstid
• Balans arbetsliv/privatliv
• Rättvis lönesättning
• Sociala förmåner
• Mångfald
• Rätt att vara med i fackförening
• Kollektivavtal

  För att exemplifiera vilken information organisationer behöver samla in, sammanställa och analysera om direktivet antas, så har vi nedan listat ett urval av de nyckeltal som kan bli obligatoriska.

• Andelen egna medarbetare som deltagit i regelbundna utvecklingssamtal
• Genomsnittligt antal timmar för kompetensutveckling per medarbetarkategori och kön
• Genomsnittlig kostnad för kompetensutveckling per medarbetare och år
• Högsta och lägsta lönen i förhållande till medianlönen inom koncernen
• Andel medarbetare som efter föräldraledighet återgår till arbete fördelat per kön

   

Vad innebär detta för HR?

Sedan 2018 har HR haft en viktig roll i att stötta ekonomi- och hållbarhetsansvariga i att ta fram data till verksamhetens hållbarhetsredovisning. I och med ett utökat krav på rapportering så är vår förhoppning att intresset och förståelsen för vikten av analys av HR-data ska öka. Men i och med det så ökar även kraven på framtidens HR-avdelningar. Idag är hållbarbetsfrågorna kanske inte frågor som förknippas med HR’s ansvar, processer och aktiviteter, men framgent kommer detta vara frågor högt upp på agendan för både HR och ledning.  

Vår bild är att många HR-avdelningar redan idag anser att arbetet med att sammanställa data till hållbarhetsredovisningen är tufft och tidskrävande, eftersom uppgifterna sällan finns strukturerade och kvalitetssäkrade. Data måste hämtas ur flera olika systemstöd, ofta via manuell insamling från olika delar av organisationen, De organisationer som redan arbetar systematiskt och strukturerat med HR Masterdata i ett HR-system, samt har bra rapporter/stöd för uppföljning av sjukfrånvaro i lönesystemen har bättre förutsättningar att kunna leverera kvalitetssäkrad data utan alltför stor administrativ börda.    

Innebär detta att alla behöver ha ett HR-system i framtiden?

Vi ser att direktivet sätter fokus på organisationer att transparent redogöra för hur attraktiv och hållbar organisationen är som arbetsgivare, vilket kanske inte endast kommer bedömas av styrelse och aktiemarknaden, utan även av potentiella kandidater och medarbetare.  

För att kunna vara en attraktiv arbetsgivare och samtidigt leva upp till kraven för framtida hållbarhetsredovisningar tror vi att följande kommer att krävas:

• Ett HR-system som är konfigurerat för att fånga rätt uppgifter och har bra stöd för analys och rapportering av HR-data
• Ett systematiskt arbete med och systemstöd för kompetensutveckling och lärande
• Strukturerade processer och systemstöd som kontinuerligt utvecklas och där kontinuerlig mätning och uppföljning sker
• Ett tvärfunktionellt och tätt samarbete mellan Hållbarhetsansvariga, Ekonomi, HR och Lön
• Kompetens och kapacitet inom HR och Lön att tolka och analysera data

    Vi väljer att se de nya kraven som möjliggörare för HR att aktivt arbeta vidare med att förbättra system och processer i syfte att både skapa en god medarbetarupplevelse och förutsättningar för ett hållbart arbetsliv.  

Behöver ni stöd i att komma igång eller komma vidare i er digitaliseringsresa inom HR-området, tveka inte att höra av er till oss på HerbertNathan & Co.  

Artikel är skriven av Charlotte Birgander och Fredric Holm    

Är du nyfiken på att läsa mer om förslaget till nytt direktiv, hittar du mer information på ERFRAG's website.