Konsten att välja rätt affärssystem

Att byta affärssystem är ett stort steg för alla organisationer. Oavsett om det handlar om förvärv, snabb tillväxt, ett nytt tjänsteområde eller någon annan form av förändring, är frågan om det är dags för översyn alternativt ett nytt affärssystem ofta en naturlig följd. Kanske saknas funktionalitet i det nuvarande systemet eller så står er organisation inför förändringar som kräver en översyn av alla era system med syfte att se vad som kan rymmas inom ett affärssystem och vad som bäst ligger utanför.

De flesta större företag har ju idag ett affärssystem som bas och sedan kompletterande IT-stöd för vissa processer. I dagligt tal har detta kommit att kallas för en Best Of Breed strategi.    

Att byta eller inte byta affärssystem, det är frågan

Att byta affärssystem kan innebära stora investeringar både i tid och pengar. Här är några exempel på några generella fördelar och nackdelar med att byta respektive att behålla det gamla systemet. Självklart får dessa för- och nackdelar värderas utifrån varje organisations unika situation och förutsättningar, så se de olika punkterna som grund för eran egna analys:  

Fördelar med att byta affärssystem:

• Möjlighet att nyttja den senaste tekniken och därmed effektivisera processerna
• Förbättrad funktionalitet som bättre stöttar verksamhetens behov
• Potential för kostnadsbesparingar genom mer effektiva lösningar
• Ökad säkerhet och bättre support från leverantören 

Nackdelar med att byta affärssystem:

• Höga initiala kostnader för systemet och implementeringen
• Tidskrävande övergångsperiod med utbildning och anpassning
• Risk för avbrott i verksamheten under implementeringen

Fördelar med att behålla det gamla affärssystemet:

• Inga initiala kostnader för inköp och implementering
• Inget avbrott i verksamheten
• Personal är redan vana vid systemet

Nackdelar med att behålla det gamla affärssystemet:

• Kan bli dyrare i längden om systemet inte är effektivt
• Risk för att licenser och support upphör
• Begränsad funktionalitet och ingen möjlighet att nyttja senaste tekniken   

Hur vet vi vilket affärssystem som passar oss?

En snabb sökning på ERP (engelska ordet för affärssystem) på webben ger många hundra träffar, så marknaden kan tyckas svåröverskådlig. Även på den svenska marknaden finns en mängd applikationer att välja på, både kompletta affärssystem och specialiserade applikationer för utvalda processer.

Dyker vi lite djupare i utbudet av system och leverantörer, har inte alla system samma funktionalitet och verkar således inte heller inom samma branscher. Är ni till exempel en tillverkande industri så finns det cirka 3 - 5 tänkbara system, beroende på storlek på företaget.

Likaså om ni verkar inom offentlig sektor eller inom tjänstesektorn, så handlar det även här om 3 - 5 möjliga system. Detta förenklar saken något, men det kan vara nog så svårt om man inte känner marknaden.

Det kan vara bra att börja med att svara ett antal frågor:  

• Vilka processer måste systemet kunna stötta?
• Skall vi ha lösningen som On-premise eller som en Cloud-lösning?
• Behöver systemet kunna stödja internationell verksamhet?
• Vilka är våra mest kritiska processer och stöds dom av nuvarande affärssystem eller av en mer nischad applikation?
• Vad kostar nuvarande system och hur mycket är vi beredda att investera i nytt?
• Är våra anställda nöjda med systemet utifrån perspektivet ”användarvänlighet”?

  Frågorna ovan kan vara som en temperaturmätare och en bra start på ett uppdrag att både utvärdera nuvarande affärssystem och sedan eventuellt ta det vidare till en upphandling av ett nytt.

När det kommer till utvärdering landar det ofta i att bedöma följande kriterier för systemet och dess leverantör:  

• Funktionella krav
• Användarvänlighet
• Leverans- och utvecklingsförmåga hos leverantören
• Krav som rör informationssäkerhet, IT-säkerhet och övriga ”tekniska” krav
• Pris

  Här har vi på HerbertNathan & Co utarbetat modeller och metoder för att utvärdera respektive kriterie och med flera hundra genomförda upphandlingsprojekt har vi förfinat metoderna över tid.    

Var börjar man om man vill byta affärssystem?

Om ni inte har interna resurser som har kunskap på området och erfarenhet av att upphandla Affärssystem, så bör ni ta hjälp av en oberoende rådgivare. Någon som faktiskt står på kundens sida och ser till ert bästa genom hela processen. Det kommer kosta pengar, men ni kommer med största sannolikhet kunna genomföra upphandlingen både snabbare och med större beslutskvalitet.

Att leva med fel system eller att behöva backa från en pågående eller nyligen genomförd upphandling kostar mycket mer. Genom att ta hjälp av en oberoende rådgivare som faktiskt är experter på området så kan ni få den vägledning som behövs för att göra ett välgrundat val. Våra konsulter på HerbertNathan & Co har en gedigen kunskap inom ERP och lång erfarenhet av att hjälpa organisationer genom förändringar och kan ge er stöd i varje steg av processen. Vi bistår med allt från behovsanalys, kravspecifikation, upphandling och implementering, till stöd under hela projektets gång.

Tveka inte att kontakta oss ifall ni behöver hjälp!