Nu blir AI en del av kommunernas Ekonomi- och HR-system

Digitalisering, Automatisering, Artificiell Intelligens (AI), Digitala assistenter, RPA, Maskininlärning, Datadriven analys, IPA är ord som alla som vill hålla koll på framtidens IT-system måste förstå och kunna sätta i sitt sammanhang. Vi kanske landar i lite olika slutsatser om vad respektive begrepp står för och hur de förhåller sig till varandra och det är underordnat; det viktigaste nu är sätta sig in i och förstå vad ”den nya tekniken” kan bidra med för att underlätta arbetsuppgifter med stöd av IT-system.  

Den här bloggen riktar sig till primärt kommunsektorn av den enkla anledningen att det är den jag under några månader specialstuderat när det kommer till Ekonomi- och HR-system som används frekvent inom denna sektor. Slutsatserna är dock lika gångbara för den privata sektorn. Samma utmaningar och möjligheter kommer att finnas där för de IT-system och systemleverantörer och dess kunder som ger sig in i en upphandling av nytt Affärs-, Ekonomi- eller HR-system.  

Vi har länge pratat om Affärssystem som begrepp för att beskriva de dominerande IT-systemen som stöd till en organisations processer. I framtiden kommer det inte att räcka, utan vi är nu på väg in i nästa fas där vi mer ser framväxten av ”Affärsplattformar” som ett mer komplett verktyg och där många nya applikationer och tjänster – kopplat till den nya tekniken – kommer ingå som en naturlig del som kompletterar det tidigare Ekonomi-, Affärs- eller HR-systemet.  

Låt mig ge några exempel som dagens IT-leverantörer till kommunsektorn redan nu kan erbjuda:

• • Visma bygger in Artificiell Intelligens i sin schemaplanering så att planeringen i allt större utsträckning kan automatiseras. Till stöd tar man AI som med hjälp av info från tillgängliga resurser, lagar och avtal, tidigare arbetspass och kan därmed skapa säkra och rättvisa scheman utan mänsklig insats förrän det är dags att godkänna det lagda schemat.
  • CGI automatiserar all hantering kring listning och statistikuppföljning av olika inköpskategorier (UNSPSC-kod) med hjälp av tolkning och maskininlärning. Kodning och även statistikuttag kan helt automatiseras och träffsäkerheten vid inköpsbeslut kan bli mycket bättre
  • UNIT4 låter sin digitala assistent ”Wanda” hjälpa till med enkla arbetsuppgifter. Där den anställde tidigare var tvungen att gå in och registrera/söka i systemet, pratar nu medarbetaren med Wanda istället som sedan utför arbetsuppgiften med automatik. Det kan handla om att sjukanmäla sig, få reda på hur många semesterdagar jag har kvar eller andra frågor knutna till exempelvis personalhandboken.

Det här är 3 exempel, det finns fler och med största säkerhet kommer utvecklingen att gå fort nu. Konsekvensen är att många ”lite tråkiga” repetitiva arbetsuppgifter kommer att ersättas av ny teknik och arbetsuppgifter kan utföras mycket mer effektivt med stöd av den nya tekniken.  

Det här sätter press på leverantörerna att ligga i framkant med att utveckla och integrera den nya tekniken i sina system och därmed kunna erbjuda den ”Affärsplattform” som kunderna kommer efterfråga. Det ställer också krav på kunden i en upphandling - av exempelvis nytt Ekonomi- och HR-system - att verkligen tänka till och formulera krav som gör att man framtidssäkrar den investering i nya IT-system som upphandlingen skall resultera i.  

Vi på HerbertNathan & Co menar att detta kommer bli det viktigaste området att kravställa i framtida upphandlingar, då mycket av annan funktionalitet kan betraktas mer och mer som ”smör och bröd” funktioner.  Står eran kommun inför en upphandling i närtid rekommenderas varmt att sätta sig in i alla tekniska begrepp, vad de står för och hur de skulle kunna stödja eran organisation för att jobba smartare och mer resurseffektivt.