Publicerad
Författare
Då är jag på hemmaplan igen efter några intensiva och intressanta dagar i Almedalen. Jag hade förmånen att tisdagen den 23 juni hålla en presentation och vara med i ett panelsamtal som SD Worx arrangerade på Dagens Industris/ Dagens Samhälles scen. Linus Lanker, HR Stateg Systemstöd inom Region Östergötland hade precis som jag en presentation och sedan avslutade vi vårt pass med ett panelsamtal där också Magnus Rådbo från SD Worx deltog.
Ämnet för dagen var mycket aktuellt – upphandla för framtiden. Flera andra presentationer/panelsamtal hölls på liknande tema, bland annat ett panelsamtal där Civilminister Erik Slottner tillsammans med övriga medverkade betonade vikten av ökad konkurrens och hur vi ska få fler företag att delta i offentlig upphandling.
Låt oss vara ärliga – de system vi upphandlar idag ska ofta leva i 10–20 år. Samtidigt förändras både teknik, lagstiftning och arbetssätt i en takt som gör att det vi tar för givet idag kan vara irrelevant redan imorgon.
Det innebär en ganska fundamental omställning i hur vi behöver tänka kring upphandling och våra systemstrategier.
Många av de HR- och lönesystem som används idag upphandlades i en helt annan verklighet – innan AI, innan dagens krav på självservice, ökade krav på HR Master data och innan hybridarbete blev norm. Inte sällan uppstår frustration när våra behov och kravbild överstiger det våra system kan leverera.
När systemstödet inte matchar verksamhetens behov uppstår ofta skuggsystem – och då tappar man kontrollen över både processer och data.
Men det verkliga problemet är sällan systemen i sig. Det är hur vi väljer och använder dem.
En av de viktigaste insikterna från både vår presentation och Linus erfarenheter är enkel: Det handlar inte om att välja ett system – utan om att bygga ett genomtänkt systemlandskap.
I praktiken innebär det att kombinera olika typer av system:
Ingen lösning är bäst på allt – värdet uppstår i hur de samverkar. Det är också precis det Linus beskrev från Region Östergötland – där HR-landskapet består av många system, men där målet är att skapa en sammanhängande upplevelse genom integrationer och en genomtänkt arkitektur.
Chefer och medarbetare nämner inte sällan att de vill ha “ett system för allt”. Men det de egentligen efterfrågar är något annat - en sömlös upplevelse. Det är en viktig skillnad.
Vi kan ha flera system i bakgrunden – men självservicen måste upplevas som en helhet. Annars uppstår friktion, och då hittar organisationen alltid andra vägar. Det är här experience-plattformar, integrationer och tydlig arkitektur blir avgörande.
AI skapar inte kvalitet – AI skalar det du redan har
AI var en central del av diskussionen – men kanske inte på det sätt man ofta hör. Den viktigaste slutsatsen är - AI skapar inte kvalitet – AI skalar det du redan har.
Har ni strukturerad, kvalitetssäkrad och tillgänglig data, välfungerande processer och hög integrationsgrad så kan AI skapa stort värde. Har ni inte det så förstärker AI snarare bristerna.
Det är därför datakvalitet, masterdata och integrationer är viktigare än enskilda AI‑funktioner.
En av de mest träffsäkra formuleringarna från Linus var: "Dag ett ska fungera. Dag tvåtusen avgör om vi upphandlade för framtiden".
Det sätter fingret på kärnan i problemet. Vi lägger ofta enorm energi på kravspecifikationer och funktionsjämförelser, men betydligt mindre på systemets och leverantörens förmåga att förändras över tid, relationen till leverantören – det vi i våra upphandlingar brukar kalla för utvecklingsförmåga. Och det är just detta som avgör om lösningen fortfarande är relevant om fem eller tio år.
En klassisk fallgrop är att gå direkt in i funktionella krav. Men de organisationer som lyckas gör tvärtom.De börjar med att förstå hur processerna faktiskt fungerar, vad som skaver i vardagen och vad man vill uppnå framåt. Det handlar om att gå från funktion → behov → process → arkitektur istället för tvärtom. Men vad innebär det i praktiken?
Om jag ska sammanfatta de viktigaste medskicken från Almedalen i tre råd, så är det dessa:
1. Börja i verksamheten – inte i systemlistan
Utgå från arbetssätt, upplevelse, processer och hur ni ska kunna skapa datakvalitet – inte funktioner.
2. Tänk arkitektur och målbild – inte bara systemval
Definiera hur processerna ska fungera framåt och vilken roll varje system i systemlandskapet bör ha.
3. Upphandla för förändringsförmåga
Fokusera på integrationer, öppen arkitektur och leverantörens utvecklingsförmåga. Vikta dessa områden högt i er utvärderingsmodell.
Kanske är den viktigaste insikten denna: Framtidens systemlandskap byggs inte genom att förutsäga framtiden. Det byggs genom att skapa förmågan att möta den.
Det kräver ett skifte i hur vi tänker kring upphandling. Från att välja rätt system till att bygga rätt förutsättningar. Och det är en betydligt mer strategisk och viktig uppgift.
Vill du läsa mer inom detta område så rekommenderar jag dig att även läsa bloggen Rätt systemval börjar med en strategi – inte med en upphandling!
