Gräset är inte alltid grönare på andra sidan – råd inför lönesystemsupphandlingen till er i offentlig sektor

Är ni en offentlig organisation vars avtal med lönesystemsleverantören börjar närma sig sitt slut? Kanske är det snart dags för upphandling? Då vill jag passa på att ge er några råd på vägen.

I dagsläget är konkurrensen på lönesystemsmarknaden i offentlig sektor mycket begränsad och leverantörerna är (för) få. Att upphandla lönesystem i en marknad med begränsad konkurrens kan mycket väl leda till att ni landar i samma system som ni har idag. Om så är fallet är det viktigt att se detta som en lika stor möjlighet till att utveckla er lönetjänst, ert systemlandskap och era HR-processer som om ni hade landat i att implementera ett nytt systemstöd.    

Gräset är inte alltid grönare på andra sidan

I dagens snabbt föränderliga värld ställs allt större krav från verksamheterna på, att HR- och Löneavdelningar. De behöver utveckla och anpassa sina processer och systemstöd för att möta verksamheternas behov.    

Kraven på systemleverantörerna ökar också i takt med att verksamheternas krav ökar. Det kan handla om krav på effektivt processtöd och en god användarupplevelse, anpassad efter olika intressenters behov. I en kommun exempelvis finns det olika intressenter, vissa behov har de gemensamma, andra är unika för just en enskild förvaltning. Exempelvis har skolförvaltningen inte identiska behov med vård- och omsorgsförvaltningen. I vissa fall går det så långt att de enskilda förvaltningarna investerar i egna systemstöd, exempelvis inom tid, schema och bemanning eller on-/offboarding, för att de har tröttnat på att kommunens lönesystem och processer inte möter behoven.   

De lönesystem som har en god förmåga att hantera kollektivavtal och komplexitet i offentlig sektor är idag få och kunderna upplever generellt att utvecklingstakten är för låg hos leverantörerna. Systemen är inte flexibla nog att möta behoven kopplat till exempelvis anställningar, ändringar, avgångar, on- och offboarding, medarbetarsamtal och kompetensutveckling.    

Ibland ser vi tyvärr upphandlingar i offentlig sektor där upphandlande organisation har för låg kunskap om lönesystemen på marknaden och därför ställer för höga krav på systemstödens förmågor och processtöd. Detta leder ofta till orimliga förväntningar på lönesystemet, utmaningar i verksamheten och irritation gentemot systemleverantören.     

Säkerställ att ni har djupa insikter kring behov och marknad

I våra uppdrag inom offentlig sektor lägger vi stor vikt vid att kartlägga kundernas nuvarande och framtida behov. Vi försöker också förmedla hur marknaden för HR Tech ser ut och belysa olika typer av systemstöds för- och nackdelar.    

Med de långa avtalsperioder som gäller för lönesystem i offentlig sektor är det viktigt att kunna ha handlingsfrihet för de verksamhetsnära processerna. Processtöd för exempelvis arbetsflöden vid anställningar, ändringar och avgångar, samt tid, schema och bemanning bör därför utgöra optioner eller hanteras i separata upphandlingar.   

Vanligen kommer kunden fram till att det inte räcker med bara ett lönesystem för att möta alla behov, utan i stället behövs det ett antal olika systemstöd i ett sammanhängande systemlandskap för att verksamheternas behov ska tillgodoses. Det är därför av stor vikt att i en förstudie, tvärfunktionellt och med ett utifrån och in perspektiv, definiera scopet för lönesystemsupphandlingen och skapa en förankrad målbild för det framtida systemlandskapet.    

Oavsett om er upphandling sedan skulle landa i en implementation av ett nytt lönesystem eller i att ni ska stanna kvar i samma system som ni har idag, så kan ni med stöd av era insikter från förstudien navigera mot er gemensamma målbild för systemlandskapet.     

Se möjligheterna med ett optimeringsprojekt 

Skulle utfallet från er upphandling av lönesystem bli att ni behåller samma leverantör, så är det också viktigt att se detta som en lika stor möjlighet som ett systembyte hade inneburit. Med andra ord bör ni se till att utveckla er lönetjänst, ert systemlandskap och era processer på samma sätt som ni hade gjort om ni implementerat ett nytt lönesystem. Tack vare er förstudie har ni en förankrad målbild och djupa insikter kring behov och vad som behöver utvecklas. Detta innebär att ni kan lägga er kraft på ett optimeringsprojekt. Och om detta genomförs på rätt sätt så kan det långsiktigt bli mycket framgångsrikt.     

Utgå från er tidigare genomförda förstudie

För att ni skall nå framgång så bör ni utgå från er tidigare genomförda förstudie. Arbeta sedan vidare med att:   

• Fördjupa analysen av problemområden: Arbetsgrupper som har deltagit i behovs- och kravanalysen inför upphandlingen bör tillsammans med systemleverantörens konsulter identifiera optimeringsmöjligheterna i lönesystemet. Ofta nyttjas inte systemet fullt ut. Det kan även finnas kunskapsbrister hos vissa användargrupper som med hjälp av olika förändringsinsatser kan minimeras. Inte sällan så identifieras många quick wins kring både process- och systemoptimering i den fördjupade analysen.
• Involvera användarna: Involvera referensgrupper med chefer, chefstöd, medarbetare, ekonomer, HR och Lön för att säkerställa att de föreslagna förändringarna möter deras behov och förväntningar. Om dessa intressenter har varit med under förstudie/behovsanalys så kommer de att vara motiverade att bidra även nu.
• Prioritera åtgärder: Fokusera på de åtgärder som ger störst nytta och där förbättringar kan genomföras snabbt och kostnadseffektivt. Kanske är det vissa process och systemförändringar som bör göras i andra system än i själva lönesystemet. Exempelvis kanske anställnings, ändrings- och avgångsprocesserna bör hanteras i ett annat system. Det kan vara ett ärende/workflowsystem eller HCM system. Det är fullt möjligt att dessa processer då mer sömlöst kan kopplas till on-, off- och/eller crossboarding processerna.
• Utvärdera och förbättra kontinuerligt: Optimering är en kontinuerlig process och vår rekommendation är att arbeta vidare med referensgrupperna kontinuerligt och att skapa rutiner för ett kontinuerligt förbättringsarbete. 

Sammanfattningsvis 

En väl genomförd förstudie innebär grunden till en framgångsrik digitaliseringsresa.  Detta kommer att bidra till en mer positiv medarbetarupplevelse. Det ger också en effektivare verksamhet och mindre risker i såväl projekt som i verksamheten.  

Ert lönesystem kommer att uppfattas mer positivt när ni har rätt förväntansbild på dess förmågor. Ni kommer också att bli mer framgångsrika när ni lägger kraft på att utveckla processer och systemlandskap för de mer verksamhetsnära processerna.   

Gräset är inte heller alltid grönare hos en annan lönesystemsleverantör. Er framgång bygger snarare på att ni kontinuerligt optimerar era system och processer, arbetar med kunskapshöjning, förändringsledning. Men det bygger också på att ni vid behov upphandlar kompletterande systemstöd.