Styrelsen för ackreditering och teknisk kontroll (Swedac) är en statlig myndighet under Utrikesdepartementet med ett komplext uppdrag inom kvalitetsinfrastruktur, ackreditering, marknadskontroll och internationellt samarbete. När myndighetens avtal för ekonomisystem löpte ut våren 2025 stod Swedac inför ett akut behov av att både säkerställa fortsatt drift och samtidigt modernisera sina ekonomiprocesser och sitt systemstöd. Förhandlingar under och efter sommaren 2024 visade att ett nytt avtal med befintlig leverantör skulle bli en utmaning, vilket satte fokus på att hantera en upphandling och implementation av nytt system med högt tempo.
HerbertNathan & Co fick uppdraget att stödja Swedac i att leda arbetet med upphandling av ekonomisystem i enlighet med LOU. Det inledande strategiarbetet tog sin utgångspunkt i myndighetens organisatoriska behov, systemberoenden, och resursförutsättningar. I detta ingick att analysera konsekvenserna av att nuvarande avtal löpte ut samt att definiera ett realistiskt och tidskritiskt genomförandeupplägg. Rekommendation blev att genomföra en upphandling utifrån "förhandlat förfarande" med fokus på säker molntjänst, standardprocesser och snabb upphandling och implementation. Utöver att fastställa strategin så skulle HerbertNathan & Co bistå i utformningen och genomförandet av hela upphandlingen av ett nytt ekonomisystem.
Uppdraget ledde till en lyckad och mycket effektiv upphandling och implementation. Upphandlingen kunde slutföras på mycket kort tid (3 månader) tack vare god planering och att samtliga anbudsgivare var mycket tillmötesgående att ställa upp med systemvisningar och delta i förhandlingar inom given tidsram. Resultatet blev en modern, molnbaserad ekonomiplattform från Xledger, som förenklar arbetssätt och effektiviserar ekonomiarbete, stärker datakvalitet och frigör tid för myndighetens kärnuppdrag.
Vi hade behov av att upphandla ett nytt ekonomisystem på kort tid och självklart utifrån de ramar som LOU sätter. I det arbetet hade vi god hjälp av HerbertNathan & Co som fick oss att fokusera på rätt urval av leverantörer och stödja oss genom en effektiv och kvalitetssäkrad upphandlingsprocess.
Kontakta oss så hör vi av oss!
